HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN (FAQ)

Haben Sie Fragen?
Dann finden Sie hier meist die Antwort!

Allgemeine Fragen

Gibt es die Möglichkeit mit einem Demovideo die all-in-one Hotelsoftware zu sehen?

Ja, Sie können sich einen ersten Eindruck machen, wenn Sie unsere Tutorials ansehen. Darüber hinaus finden Sie sowohl in anderen FAQ, als auch in einigen der Beschreibungen weitere Videoaufnahmen. Für den Support haben wir im Hilfe-Center detaillierter die Funktionen erläutert.

Welchen Support bieten Sie an?

Das Thema “Support” liegt uns im Herzen. Aus diesem Grund verwenden wir kein anonymisiertes “Ticket”-System, wenn Sie Hilfe brauchen, sondern einen LIVE Chat Button. Dieser befindet sich innerhalb der Software und auf unserer Webseite (rechts unten). Über diesen “Messenger” können Sie mit uns während und ausserhalb der Betriebszeiten sofort kommunizieren. Die Reaktionszeiten sind erfahrungsgemäß zwischen 3 und 5 Minuten:

Darüber hinaus stehen Ihnen folgende Kontakmöglichkeiten:

  • Telefonisch: (0331) 8872 2761 (Festnetz) oder
  • über skype (stefanis.marketing) oder
  • per E-Mail “support@all-in-one-digital-hotel.de”.

Zusätzlich finden Sie weitere Informationen in unserem Hilfe-Center (bitte hier anklicken oder auf das u.a. Bild:

Welche Gebühren werden angeboten?

Ja, Sie können sich einen ersten Eindruck machen, wenn Sie unsere Tutorials ansehen. Darüber hinaus finden Sie sowohl in anderen FAQ, als auch in einigen der Beschreibungen weitere Videoaufnahmen. Für den Support haben wir im Hilfe-Center detaillierter die Funktionen erläutert.

Wie werden die Gebühren bezahlt?

Die Monatsgebühren (Monats-FLAT) werden erst nach Erhalt der monatlichen Rechnung

  • per Firmenlastschrift jeden 15. Tag des Monats für den Folgemonat (das entsprechende Formular bekommen Sie mit der Auftragsbestätigung) 
  • via Paypal
  • mit Kredit- oder Debitkarte bezahlt. 

Hotelsoftware (PMS)

Ist es notwendig die all-in-one Hotelsoftware in unserem PC zu installieren?

Nein, die all-in-one Hotelsoftware ist eine Cloud-Lösung. Das bedeutet, Sie können die Technologie von überall und von jedem mobilen Gerät verwenden. 

In welcher Sprache wird Ihre Hotelsoftware angeboten?

Insgesamt stehen den Benutzern 11 Sprachen:

Kann man selbstständig Gäste buchen?

Ja, das ist kein Problem. Über einen Direkt-Button können Sie jeden Gast oder Gruppe innerhalb von einigen Sekunden buchen. Auch wenn Sie unterwegs sind und die Rezeption nicht besetzt ist, können Sie den Gast buchen – über Ihr Handy, oder Tablet.

Wie viele Benutzer können parallel mit der Hotelsoftware arbeiten?

Es gibt keine Begrenzung und keine Zusatzgebühren für weitere Benutzer. Wir brauchen pro Benutzer eine E-Mail. Jeder Benutzer kann parallel arbeiten – allerdings sollte nicht die selbe Bearbeitungsmaske gleichzeitig verwendet werden.

Wie schnell erfolgt die Einrichtung (Setup) ?

Die Ersteinrichtung kann von 24 Stunden bis zu 7 Werktagen dauern. Das ist abhängig von der jeweiligen Konfiguration und vom Datenumfang. Mit Hilfe einer Checkliste melden Sie uns die Basisdaten, welche wir für die Parametrisierung benötigen. Da wir aber jeden Kunden individuell beraten z.B. wenn wir feststellen, dass man nicht optimal seine Preise oder Stornorichtlinien vermarktet hat, dann führen wir nach Rücksprache sämtliche Optimierung durch. Das erfolgt auf allen Ebenen d.h. in PMS, Channel Manager und Portal(e).

Was passiert, sobald eine Zimmerreservierung generiert wird?

Unabhängig davon, über welches Vertriebskanal die Reservierung durchgereicht wird, alles passiert in Echtzeit. Das bedeutet:

  • Die Buchung wird im Dashboard aufgelistet
  • Gleichzeitig wird diese Buchung in den Belegungsplan aufgenommen und das dazugehörige verfügbare Zimmer belegt
  • Alle angeschlossenen Portale werden innerhalb von Sekunden synchronisiert.
  • Die Buchung können Sie dann mit 1-Klick bearbeiten und zwar über die “kompakte Reservierungskartei”. 
Ist es möglich mehrere Standorte zu verwalten?

Ja das machen wir möglich! Wir bieten zwei Möglichkeiten dafür:

  • Mit einer “Zentralverwaltung” d.h. alle Standorte werden in einem zentralen Kalender bearbeitet. Diesen Kalender mit allen Unterkünften (unabhängig vom Standort) sehen alle Benutzer.

  • Mit einer  “Individualverwaltung” d.h. jeder Standort hat sein eigenes Konto und die Benutzer werden dem jeweiligen Konto zugeordnet. Als Verwalter können Sie dann von jedem Konto wechseln. Diese Art der Verwaltung ist flexibler, aber etwas aufwendiger, weil für jedes Konto wird jedes Mal sein eigenes PMS-Konto eingerichtet – wie auch Channel Manager.

Kann man das Setup selber vornehmen? ("Self-Service Setup")

Ja, das kann man. Voraussetzung ist, dass wir danach keine Probleme mit den Anbindungen bekommen. In unserem Hilfe-Center findet man ausreichende Instruktionen, wie man die Konfiguration vornimmt.  Im Falle von fehlerhaften Konfigurationen und notwendiger Korrekturen unsererseits, wird der Aufwand berechnet. Aus diesem Grund empfehlen wir diese Arbeiten von unserem Expertenteam durchführen zu lassen. Damit vermeidet man Fehler und nicht ausgeschöpfte Potentiale.

Buchungsmaschine

Wie wird die Buchungsmaschine in unsere Webseite integriert?

Nein, die all-in-one Hotelsoftware ist eine Cloud-Lösung. Das bedeutet, Sie können die Technologie von überall und von jedem mobilen Gerät verwenden. 

Ist die Buchungsmaschine für mobile Geräte geeignet?

Insgesamt stehen den Benutzern 11 Sprachen:

Kann man die Buchungsmaschine mit Google, trivago, tripadvisor als "Instant Booking" anbinden?

Ja, das ist kein Problem. Über einen Direkt-Button können Sie jeden Gast oder Gruppe innerhalb von einigen Sekunden buchen. Auch wenn Sie unterwegs sind und die Rezeption nicht besetzt ist, können Sie den Gast buchen – über Ihr Handy, oder Tablet.

Wie kann ein Gast über die Buchungsmaschine buchen?

Ja, das ist kein Problem. Über einen Direkt-Button können Sie jeden Gast oder Gruppe innerhalb von einigen Sekunden buchen. Auch wenn Sie unterwegs sind und die Rezeption nicht besetzt ist, können Sie den Gast buchen – über Ihr Handy, oder Tablet.

Kann man eine Buchungsmaschine pro Zimmertyp bekommen?

Es gibt keine Begrenzung und keine Zusatzgebühren für weitere Benutzer. Wir brauchen pro Benutzer eine E-Mail. Jeder Benutzer kann parallel arbeiten – allerdings sollte nicht die selbe Bearbeitungsmaske gleichzeitig verwendet werden.

Können die Kunden im gleichen Schritt unterschiedliche Zimmer- und Tariftypen buchen?

Die Ersteinrichtung kann von 24 Stunden bis zu 7 Werktagen dauern. Das ist abhängig von der jeweiligen Konfiguration und vom Datenumfang. Mit Hilfe einer Checkliste melden Sie uns die Basisdaten, welche wir für die Parametrisierung benötigen. Da wir aber jeden Kunden individuell beraten z.B. wenn wir feststellen, dass man nicht optimal seine Preise oder Stornorichtlinien vermarktet hat, dann führen wir nach Rücksprache sämtliche Optimierung durch. Das erfolgt auf allen Ebenen d.h. in PMS, Channel Manager und Portal(e).

Kann Ihre Buchungsmaschine für mehrere Standorte (multi-property booking engine) eingesetzt werden?

Unabhängig davon, über welches Vertriebskanal die Reservierung durchgereicht wird, alles passiert in Echtzeit. Das bedeutet:

  • Die Buchung wird im Dashboard aufgelistet
  • Gleichzeitig wird diese Buchung in den Belegungsplan aufgenommen und das dazugehörige verfügbare Zimmer belegt
  • Alle angeschlossenen Portale werden innerhalb von Sekunden synchronisiert.
  • Die Buchung können Sie dann mit 1-Klick bearbeiten und zwar über die “kompakte Reservierungskartei”.
Wie zahlt der Gast über die Buchungsmaschine?

Wie zahlt der Gast über die Buchungsmaschine?

In wievielen Sprachen wird die Buchungsmaschine angeboten?

Ja das machen wir möglich! Wir bieten zwei Möglichkeiten dafür:

  • Mit einer “Zentralverwaltung” d.h. alle Standorte werden in einem zentralen Kalender bearbeitet. Diesen Kalender mit allen Unterkünften (unabhängig vom Standort) sehen alle Benutzer.

  • Mit einer  “Individualverwaltung” d.h. jeder Standort hat sein eigenes Konto und die Benutzer werden dem jeweiligen Konto zugeordnet. Als Verwalter können Sie dann von jedem Konto wechseln. Diese Art der Verwaltung ist flexibler, aber etwas aufwendiger, weil für jedes Konto wird jedes Mal sein eigenes PMS-Konto eingerichtet – wie auch Channel Manager.

Wie werden Angebote wie Arrangements, Packages in die Buchungsmaschine eingebaut und online buchbar gemacht?

Ja, das kann man. Voraussetzung ist, dass wir danach keine Probleme mit den Anbindungen bekommen. In unserem Hilfe-Center findet man ausreichende Instruktionen, wie man die Konfiguration vornimmt.  Im Falle von fehlerhaften Konfigurationen und notwendiger Korrekturen unsererseits, wird der Aufwand berechnet. Aus diesem Grund empfehlen wir diese Arbeiten von unserem Expertenteam durchführen zu lassen. Damit vermeidet man Fehler und nicht ausgeschöpfte Potentiale.

Können wir versteckte Raten z.B. für Stammgäste, Firmen oder Reisebüros anbieten?

Ja, das kann man. Voraussetzung ist, dass wir danach keine Probleme mit den Anbindungen bekommen. In unserem Hilfe-Center findet man ausreichende Instruktionen, wie man die Konfiguration vornimmt.  Im Falle von fehlerhaften Konfigurationen und notwendiger Korrekturen unsererseits, wird der Aufwand berechnet. Aus diesem Grund empfehlen wir diese Arbeiten von unserem Expertenteam durchführen zu lassen. Damit vermeidet man Fehler und nicht ausgeschöpfte Potentiale.

Intergrierte Channel Manager (2-way xml)

Was bedeutet "integrierte Channel manager"?

Damit Sie keine Channel manager extra bezahlen, haben wir sämtliche Schnittstellen in unsere Hotelsoftware integriert. Dadurch sparren Sie nicht nur Geld, sondern auch eine Menge administrativen und technischen Aufwand. Wir stellen sicher, dass alle Anbindungen zu den Portalen fehlerfrei und reibungslos funktionieren. Auch die Datenübertragung erfolgt schneller, und zwar in beiden Richtungen und in Echtzeit. Sie brauchen nicht darum zu kümmern!

Wie schnell werden die Portale aktualisiert?

Dank der Integration der Channelmanager-Schnittstellen in unserer Hotelsoftware dauert die Synchronisation zwischen 10 und 60 Sekunden. Die Geschwindigkeitsübertragung ist aber auch vom jeweiligen Portal abhängig, da sehr oft die Portale Datenmengen in “Zeitintervallen” abarbeiten. Wir haben auf Basis der JSON-Programmiersprache eine sehr schnelle Übertragungsrate und zwar sehr oft innerhalb von einigen Sekunden.

Welche Portale kann Ihr Channel Manager anbinden?

Wir haben hier eine Übersicht der Vertriebskanäle.

Optional können Sie auch unseren Fullservice OTA in Anspruch nehmen (gegen Entgelt). Dieser Fullservice OTA erledigt sämtliche Arbeiten für Sie. Vom Contracting, die Einrichtung der Daten in das gewünschte Portal, das Mapping bis hin zur Anbindung und Aktivierung. Damit sind Sie sicher, dass es nichts schief geht.

Wie und wo sieht man aus welchem Portal die Buchung kam?

Es gibt mehrere Stellen in der Hotelsoftware, in denen gezeigt wird, woher die Buchung kam.

Die erste Möglichkeit ist das Dashboard:

 Eine weitere Möglichkeit ist der Buchungs- oder auch der Portalbericht:

Muss man einen Channel Manager suchen und finden bzw. einen Extra Vertrag abschließen?

Nein, Sie brauchen uns nur mitzuteilen, mit welchen Portalen Sie bereits Verträge haben und mit welchen weiteren Portalen Sie noch einen Vertrag wünschen. Den Rest überlassen Sie unseren Experten.

Kann man selber das Setup, die Mappings und die Anbindungen mit den Portalen vornehmen?

Nein. Wir möchten Fehler vermeiden, die zu Überbuchungen und falschen Zuordnungen führen können. Die richtige Vorgehensweise des sog. Mapping spielt eine entscheidende Rolle in der korrekten Datenübertragung. Wenn Sie ein Anliegen haben, dann kontaktieren Sie uns über den LIVE Chat oder und unser Team wird sich darum kümmern. 

Muss man einen separaten Kalender in den Channel Manager verwalten?

Nein! In all-in-one haben wir den Belegungskalender für die Zimmer und Buchungsverwaltung mit dem Kalender für die Portalverwaltung miteinander synchronisiert. Sobald Sie ein Zimmer im Belegungsplan belegen, werden innerhalb von Sekunden die Zimmerverfügbarkeiten im jeweiligen angeschlossenen Portalkalender angepasst. Und wenn Sie einen Preis oder den Mindestaufenthalt ändern, dann werden diese Angaben auch innerhalb von Sekunden über die Schnittstelle an die angebundenen Portale übertragen.

Wer führt die Anbindungen zu den Portalen durch?

Diese werden von einem Expertenteam durchgeführt. Wie Sie sich vorstellen können, steckt eine Menge Arbeit und Vorsicht dahinter. Bevor wir konnektieren prüfen wir, ob alles 100% auf allen Seiten d.h. PMS, Channel Manager, Portal-Extranet korrekt konfiguriert ist. Wenn alles stimmt, dann führen wir das sog. Mapping durch und aktivieren die jeweiligen Schnittstellen.

Wie kann man "Stop Sales" machen?

Mit all-in-one können Sie folgende “Stop Sales” durchführen

  1. pro Zimmer im Belegungsplan (mit der rechten Maustaste)
  2. pro Zimmertyp (im Kalender “Close out”
  3. pro Tarifplan (im Kalender “Sperren”)
  4. selektiv pro Zimmer- und Tariftyp im BULK-Update (der Knopf im unteren bereich jedes Kalenders)
  5. in jedem Tarifplan für komplette Saisonzeiten oder Perioden.

Website direkt vom PMS

Für wen ist diese Anwendung geeignet?

Diese Anwendung ist für sehr kleine Hotel-, FeWo-Betriebe geeignet und zwar für solche, die über ein niedrigeres Budget verfügen und eine gut aussehende Webseite ohne Programmierkenntnisse verwalten möchten.

Mit welchem CMS wird die Webseite erstellt?

Die Programmierung der Webseite erfolg direkt in PMS und zwar mit fertigen Designvorlagen bzw. Modulen. Wir haben diese Applikation so für Sie vorbereitet, sodass man ohne Programmierkenntnisse eine Webseite zusammenstellen kann und zwar in mehreren Sprachen. 

Welche Programmierkenntnisse sind erforderlich?

Keine! Sie verfolgen einfach den Menüaufbau für die Zusammenstellung der Inhalte (Content) und der Rest wird fertig gestellt. Selbstverständlich steht Ihnen unser Team mit Rat & Tat zur Seite, falls Sie Klärungsbedarf haben. Alternativ können Sie uns das Ganze gegen einem geringfügigen Entgelt überlassen.

Für Verwalter mehrerer Standorte

Welche sind die Vorteile der Nutzung der all-in-one-digital Komplettlösung?

Wirtschaftliche Vorteile:

Normalerweise müssen Sie für jede ID (Adresse der Unterkunft) ein separates Konto in PMS, in den Channel manager anlegen, damit Sie dann diese an die jeweilige ID im Extranet jedes Portals konnektieren.

Diese Vorgehensweise ist kostspielig – abgesehen von den technischen Schwierigkeiten.

Mit “all-in-one” haben Sie in der Tat Alles unter einem Dach & Fach. Sie sparren Geld, Zeit und Nerven.

Wir haben speziell für Administratoren mehrerer Unterkünfte eine einheitliche Lösung programmiert. Kontaktiren Sie uns über den LIVE Chat (rechts unten) und wir können Ihnen gerne zeigen, wie andere Kunden damit arbeiten.

Praktische Vorteile:

Sie haben alle IDs in einem Kalender bzw. Belegungsplan. Im Hintergurnd kümmern wir uns um die einzelnen Anbindungen zu den Konten jeder ID in den Extranets der Portalen.

Die Kommunikation mit den Gästen erfolgt über die Reservierungskartei. Damit sparren Sie enorme Zeit. 

Für jede ID können Sie seine eigene Tarife / Preise haben, obwohl alle IDs untereinandr im gleichen Kalender aufgelistet sind. Sie können sehr schnell sämtliche Restriktionen aktualisieren, wie Preise, Mindestaufenthalte, Anreise-/Abreisesperren, Stop Sales.

Das gleiche gilt auch für die Buchungsmaschine! 

Wie erfolgt die Anbindung der unterschiedlichen Standorte (IDs) in all-in-one?

Eines der größten Vorteile von all-in-one ist der Fakt, dass Sie von einem Kalender bzw. einem Belegunsplan alle IDs verwalten können. Auch wenn diese mit unterschiedlichen Preisen oder Restriktionen vermarktet werden. Sogar die Portale können sich zwischen den IDs unterscheiden.

Wie ist das möglich?

Wir machen zuerst intern in all-in-one das Mapping:

Aufgrund dieser klaren Zuordnung werde die jeweiligen IDs in den Belegungsplan aufgelistet:

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