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Wie erstelle ich eine Rechnung?

Über Ihren Benutzernamen (rechts oben in der blauen Menüleiste)

wenn Sie drauf klicken, öffnet sich folgende Maske:

Wenn Sie auf “Einstellungen” klicken, dann erscheint auf der linken Seite Ihres Bildschirmes folgende Menüleiste (mit schwarzem Hintergrund):

Der Menüpunkt “Einstellungen für Rechnungen” unter dem Inventar ermöglicht Ihnen individuelle bzw. rechnungsspezifische Parameter einzurichten. Dieser Schritt muss zuerst konfiguriert werden. 

Nach dem Klicken, erscheint auf Ihren Bildschirm eine Bearbeitungsmaske mit folgenden Sektoren (Bitte prüfen Sie welche Parameter Sie aktivieren möchten durch anklicken des entsprechenden Kästchen :

…desweiteren können Sie Ihr Logo hochladen…

..bitte denken Sie daran, die Einstellungen pro Sprache einzurichten, indem Sie einfach über das “Sprach-Symbol” die Sprache ändern:

….Darüberhinaus können Sie den Rechnungsbetrag auf- oder abrunden inkl. Nachkommastellen:

Mit der u.a. Bearbeitungsmaske im weiteren Verlauf können Sie die “Nummerierung” der Rechnung beeinflussen. Wenn Sie es nicht tun, dann vergibt die Hotelsoftware eine automatische Nummerierung, welche standardmäßig eingestellt ist:

In diesem Zusammenhang können Sie das Datum für den beginn der Nummerierung zurückdatieren:

Am Ende können Sie pro Sprache einen Erinnerungstext oder/und den Text mit Ihren Zahlungsbedingungen eingeben.

Die durchgeführten Änderungen in jedem Sektor müssen jedes Mal gespeichert werden:

Wenn Sie die oben beschriebene Konfiguration abgeschlossen haben, dann prüfen Sie bitte Ihre Einstellungen anhand einer Testreservierung oder öffnen Sie eine Reservierung über den Belegungsplan oder über die Übersicht (Dashboard). In der geöffneten Reservierungskarte finden Sie auf der linken Seite den Menüpunkt “FOLIOS“. Der Begriff FOLIOS wird verwendet systemseitig und zwar für alle Proforma-Rechnungsvorgänge, die noch nicht abgeschlossen sind d.h. Sie haben noch nicht eine finale Rechnung erstellt!

Sobald eine Buchung generiert wird, erzeugt unsere Software eine Proformarechnung (Folio):

Was ist ein Folio?

Schnelle Beschreibung eines Folios und warum es in einem Property Management System wichtig ist.

Folio ist ein Branchencodewort für die Erhebung von Gebühren. Für das Gastkonto wird ein Folio erstellt. Sie können Gebühren und Zahlungen für einen bestimmten Gast in einem Folio buchen, das dem Gast oder der Firma zugewiesen werden kann. Stellen Sie sich das wie einen Ordner mit allen Rechnungen vor, die ein Kunde im Hotel haben kann, wie zum Beispiel:

  • 2 Übernachtungen
  • Bar Bill
  • Restaurant Mahlzeit

Sie können mehrere Blätter in einer Buchung haben und Gebühren zwischen ihnen verschieben oder weitergeben. Folios sind normalerweise in der Buchung enthalten und im Allgemeinen für den Kunden. Es gibt jedoch einige Fälle, in denen Sie Folios für eine andere Person oder Firma verwenden möchten.

Firmenbeispiel: 

  • Das Unternehmen hat ein Zimmer für den Kunden gebucht und er zahlt nur für die Unterkunft.
  • Alle anderen Gebühren sind vom Gast zu tragen

In diesem Beispiel befindet sich das Hauptblatt unter dem Firmennamen und der Adresse, und ein anderes Folio enthält die Nebenkosten der Gäste wie Essen und Trinken oder zusätzliche Nächte.

Reisebüro Beispiel: 

  • Der Gast hat online bei Expedia gebucht und Expedia direkt bezahlt
  • Alle anderen Gebühren, die der Gast bezahlen muss

Dies ist dem Firmenbeispiel sehr ähnlich, aber der Gast hat beides bezahlt, das Folio mit den Zimmergebühren wird an TA gezahlt und darf dem Gast nicht gezeigt werden. Wenn der Gast andere Gebühren hat, haben wir ein separates Folio für diese Gebühren.

Rechnungen & Quittungen

Folios können in Rechnungen umgewandelt und an den Gast / die Firma gesendet werden. Und Rechnungen können in Quittungen gemacht werden, wenn die vollständige Zahlung erfolgt ist.

Sobald Sie auf FOLIOS geklickt haben, erscheint folgende Bearbeitungsmaske. Diese Proformarechnung können Sie je nach Bedarf bearbeiten und anpassen:

  • Solange Sie keine finale Rechnung erstellt haben, erscheint oben das Verzeichnis mit der Nr. des Folios:

In der oberen Leiste der Bearbeitungsmaske stehen Ihnen nützliche Funktionen zur Verfügung:

Diese Funktionen können Sie anklicken, sobald Sie mit der Bearbeitung der Rechnungsdaten fertig sind (die Funktionen “Stornieren”, “Verschieben” und “%Rabatt hinzufügen” werden erst aktiviert, sobald Sie das Kästchen neben den angezeigten Rechnungspositionen angeklickt haben. Unterhalb dieser Menüleiste werden automatisch sämtliche Reservierungsdaten angezeigt:

  • die Gästedaten inklusive Adresse – wenn diese Daten von den Portalen erfasst wurden, werden durchgereicht und erscheinen unterhalb des Namens:

Zusätzlich können Sie weitere Angaben ergänzen, wie die Personalausweis-Nr:

Wenn Sie drauf klicken, dann öffnet sich die Eingabemaske:

Hinweis: Die Sprache der Rechnung ist abhängig von der gewählten Sprache im “Gästenamen”.

  • Die Rechnungsnummer sowie das Datum, welche automatisch von unserer Software vergeben werden, können Sie mit Hilfe des Stiftes ändern:
  • Die zimmer- und tarifspezifschen Angaben mit Aufschlüsselung pro Tag und Steuerart – je nach Steuerartkonfiguration (im Menü “Steuer”):

Wenn Sie auf die Kästchen neben den Rechnungspositionen klicken, dann werden die beiden Funktionen “Verschieben” und “%Rabatt erstellen” blau und können weiter bearbeitet werden:

Das ist eine komfortable und praktische Vorgehensweise, wenn Sie zum Beispiel innerhalb einer Gruppenbuchung schnell und flexibel separate Rechnungen pro Gast / Zimmer erstellen möchten (dabei verschieben Sie die ausgewählte Position in eine neue Proformarechnung) oder der ausgewählten Rechnungsposition einen Rabatt zuordnen möchten. Weitere Details finden Sie in den entsprechenden Rubriken.

  • Wenn Sie die Zahlung durchführen möchten, brauchen Sie nur auf den dafür vorgesehenen Link “Zahlung durchführen” zu klicken:

Nun gibt es zwei Wege, wie die Zahlung erfolgen kann:
a) über die Maske, in der Sie die Kreditkartendaten mit Ihrem Passwort abfragen können (wenn Sie keine automatisierte Zahlungsabwicklung beauftragt haben):

oder
b) über die automatisierte Zahlungsabwicklung, wenn Sie mit einem Dienstleister wie z.B. Stripe zusammenarbeiten. In diesem Fall erscheint folgende Maske:

 Wenn Sie auf “OPTIONEN” klicken, öffnet sich folgendes Auswahlmenü, welches vom beauftragten  Zahlungsdienstleister (Payment-Gateway) gesteuert wird:

Am oben genannten Beispiel sehen Sie, wie die durchgeführten Zahlungstransaktionen angezeigt werden.

Auf der Rechnung sind diese Angaben ebenfalls sichtbar:

Diese Proformarechnungen können Sie drucken oder als PDF verfassen, sodass Sie – bevor Sie die finale Rechnung erstellen – eine letzten Check machen können.
Wenn Sie mit allen Konfigurationen fertig sind, können Sie die Rechnung erstellen, indem Sie auf den Link “Rechnung erstellen” klicken.

Rechnungen können jederzeit aus einem Folio erstellt werden. Dadurch wird das Folio in eine Rechnung umgewandelt und die Rechnung kann nicht weiter geändert werden.

Keine Änderungen

Rechnungen sind Steuerdokumente und können nach ihrer Erstellung nicht mehr geändert werden. Wir erlauben jedoch kleine Änderungen an:

  • Name und Adresse
  • Rechnungsnotizen
  • Rechnungs- und Steuerdatum

Rechnung stornieren

Sie können eine Rechnung auch jederzeit stornieren. In diesem Szenario kopieren wir alles in ein neues Folio und stornieren die Rechnung mit 0 Summen. Sie können keine Rechnungen löschen.

Quittungen

Wenn der Saldo bei Zahlungen auf der Rechnung 0 ist, können Sie eine Quittung erstellen. Dies kann nicht geändert oder ungültig gemacht werden.

Negative Rechnungen

Wenn Sie feststellen, dass Sie etwas zurückerstatten müssen, das bereits in einer Quittung enthalten ist, müssen Sie eine “Negative Rechnung” ausstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

1. Negative Werbebuchung

  • Erstellen Sie ein neues Extra mit einem Wert von 0
  • Im Folio erhalten Sie einen Rabatt auf dieses Extra mit dem richtigen Betrag
  • erstatten Sie die Zahlung in gleicher Höhe
  • Erstellen Sie die Rechnung / Quittung

Rabatt zusätzlich hinzufügen:

Den Gast den Betrag zurückerstatten:

2. Ändern Sie den Zimmerpreis (schnellster Weg)

Sie können einfach den Zimmerpreis für den Rabattbetrag ändern und wir erstellen automatisch die negative Position.

  • Bearbeiten Sie den Zimmerbuchungspreis
  • Negative Positionsbuchung im Folio erstellt
  • Den Gast zurückerstatten

Warnung : Wenn Sie exklusive Steuern oder komplizierte Steuereinstellungen haben, testen Sie diese Methode, um festzustellen, ob sie korrekt ist, bevor Sie sie in der Praxis verwenden. Für die meisten Steuereinstellungen mit einfacher Mehrwertsteuer funktioniert es gut.

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